Hoe hou je jouw presentatie boeiend als je veel data moet presenteren?

Stel je voor, je bent controller of accountant en je moet een boel data presenteren. Laat zeggen een update over de cijfers van het laatste kwartaal en de verwachtingen voor de rest van het jaar.

Of je hebt een onderzoek afgerond en je gaat in je presentatie je resultaten van je onderzoek delen.

De hamvraag is dan natuurlijk; hoe breng ik dat allemaal over de bühne en hou ik het ook nog boeiend?

En dat is een hele terechte vraag. Want, wat meestal gebeurt is dat veel sprekers in de zendstand gaan staan en proberen in de tijd die ze hebben, zoveel mogelijk informatie aan het publiek te geven. Het is heel begrijpelijk om in deze valkuil te stappen.

Maar, je voelt het al aan…. Zo werkt het niet. Want,

Er blijft weinig hangen bij het publiek.
Mensen haken snel af.
Mensen kunnen niet zo snel al die informatie opnemen, laat staan plaatsen.
Het kost het publiek veel te veel energie.

Hoe dan wel?

Zie beneden quotes van 3 experts die ons naar een antwoord leiden

“Numbers can be captivating if you move beyond just spouting the data. We must design the message in a way that leads readers on a journey of discovery.”
Stephen Few

“The way the brain works is step by step, incrementally.”“Come let’s go on a journey”, is the feeling that you should give your audience, according to
Chris Anderson, curator of TedX

“Diegene die een research grant krijgen (Veni, Vidi, ECR), hebben de vaardigheid om hun publiek echt stap voor stap mee te nemen, zodat ze ook bereid zijn mee te gaan als het wat complexer wordt”
John Rouvroye, Presentatie Expert Promovendi

Zoals je leest komen de woorden, “stap voor stap” en”neem je publiek mee op reis” herhaaldelijk terug.

Maar, hoe doe je dit in de praktijk?

Een eenvoudige techniek om dit te bereiken is door tijdens jouw presentatie retorische vragen te stellen aan jouw publiek. In plaats van alleen maar informatie af te vuren

Je neemt je publiek letterlijk mee door ze af en toe retorische vragen te stellen. Waardoor ze:

Aan kunnen haken.
Nieuwsgierig worden.
Mee op reis willen gaan.
Ze in de juiste, actieve luisterstand komen te staan.
Ze pas op de plaats kunnen maken.

Dus, in plaats van alleen maar informatie te zenden, kun je tussendoor vragen stellen zoals:

Wat maakt dat we een kleine teruggang zien dit kwartaal?
Waarom ben ik niet bezorg over deze terugslag?
Wat kunnen we hieruit concluderen?
Waarom moet dit de eerste stap zijn?

Vervolgens nadat de vraag is ingedaald (pauze), geef je jouw publiek haarfijn het antwoord.

Je voelt het waarschijnlijk al aan. Je maakt jouw presentatie hiermee:

Interactiever (want het publiek wordt aan denken gezet). Je voorkomt dat je alleen aan het zenden bent.
Boeiender (je kunt je publiek nieuwsgierig en actief maken met een aantal goede vragen)

Daarnaast:

Zet je meteen ook structuur neer. (Oh, we zijn bij “waarom dit belangrijk is” in het verhaal).
Pauze voor pas op de plaats. Publiek krijgt ruimte om de informatie te plaatsen.

Echte vraag:
Let op stel ook een echte vraag. In plaats van:

“Nu zullen jullie misschien denken, wat maakt dat ……?”

Dit is minder effectief, door de zin die de echte vraag inleidt. Een echte vraag, is kort, beknopt en begint met wat, waarom of hoe.

Dus,

“Wat maakt deze techniek zo krachtig? Is beter.”

Heb lef en probeer het maar. Je zult zo veel effectiever zijn met je presentatie. Je presentatie zal een stuk opknappen met dit medicijn.

Succes!
Mabel

Nb: Matthew Abrahams, professor Stanford Business School, adviseert je hele presentatie in vragen te gieten. Nadat je de structuur hebt bepaald, kun je jouw hele inhoudsopgave in vragen gieten i.p.v statements. Slides kunnen dan de vraag tonen, die jij gaat beantwoorden.