Waarom PowerPoint vaak net een slecht gemixte cocktail is
Vraag je jezelf weleens verwonderd af, waarom zaken op een bepaalde manier gedaan worden? Je denkt, het is toch veel logischer om het anders aan te pakken, zodat het veel beter werkt. Je vraagt je af, waarom deze gewoonte aanhoudt, terwijl het zo veel gemakkelijker en beter zou kunnen.
Dan voel je je waarschijnlijk net als ik met betrekking tot PowerPoint dia’s. Zoiets als het kleine kind in het sprookje “de kleren van de keizer”. Het vereist moed en doorzettingsvermogen om tegen de heersende gebruiken in te gaan en het anders aan te pakken.
Ik vraag je bij deze om dit kleine kind te omarmen en zaken ten aanzien van PowerPoint van nu af anders aan te pakken. Een aanpak die in het begin wat meer inspanning vereist, maar zo veel effectiever en professioneler is op het moment zelf.
Wat is nu die hardnekkige niet effectieve gewoonte die ik zo vaak tegenkom? En wat zijn een aantal eenvoudige manieren om dit aan te pakken?
Het is het gebruik om een soort van hand-out/rapport te maken van je PowerPoint slides.
“Reports should be distributed; presentations should be presented”. (Nancy Duarte, Resonate.)
Het lijkt heel slim, om 2 zaken aan te pakken met 1 actie. Want, waarom zou je een aparte hand-out maken, terwijl je er al met een print-out van je dia’s zou kunnen volstaan? Terwijl die dia’s dan ook nog eens als een geweldige spiekbrief voor jou tijdens de presentatie zou kunnen fungeren.
De meest belangrijke reden om dit niet te doen is dat je 2 medium’s met elkaar mixt en dat werkt niet! Je kunt niet succesvol het medium van een “geschreven rapport” met het medium “het geven van een presentatie” mixen. Ze werken niet goed samen. Ze zijn als een slecht gemixte cocktail, die niet soepeltjes door de kelen van jouw publiek zullen glijden.
“Many people who create presentations are stuck in the mindset that if they use a presentation application, like PowerPoint, to create a report, the report is a presentation. It is not! (Nancy Duarte, Resonate.)
Het medium rapport vraagt iets anders dan het medium presentatie. Een rapport is een product. Een presentatie is een productie. Dit betekent onder andere dat het niet goed werkt voor een publiek om voortdurend te switchen tussen “veel tekst” die gelezen moet worden en dan weer over te schakelen naar het luisteren en dit steeds weer opnieuw. Of nog erger, proberen te lezen en te luisteren tegelijkertijd.
Op deze manier dwing je de hersenen van je publiek steeds om te schakelen van 2 verschillende manieren om informatie te verwerken of zelf ze te combineren (wat nooit gaat werken: want aandacht kan niet op 2 plekken tegelijkertijd zijn). Kortom: je vraagt dan te veel energie en aandacht van jouw publiek. (dit is natuurlijk niet het geval met eenvoudige slides (weinig tekst en plaatjes), die ondersteunen wat jij zegt).
Als je probeert een rapport of spiekbrief te maken van je dia’s mondt dat meestal uit in legio slides, tjokvol met tekst. Of hordes slides vol met bullit-points, die de spreker meestal verleiden tot het saai oplepelen wat er op de dia’s staat.
“While documents and reports are very valuable, they do not need to be projected for the purpose of hosting a “read-along”. (Nancy Duarte, Resonate).
Het hebben van legio bullit-points and jezelf in de rol schuiven van oplezer, in plaats van spreker, is een van de belangrijkste redenen dat het publiek afhaakt.
Je PowerPoint dia’s zouden jouw presentatie moeten ondersteunen en boeien en het niet lastig moeten maken de informatie op te nemen!
Kortom: deze “read-alongs” en jouw publiek hard laten werken om het allemaal in zich op te nemen, maakt een presentatie moeizaam en saai en een zware beproeving die je jouw publiek niet moet willen voorschotelen.
Maar, wat is nu het medicijn voor dit probleem? Wat zijn 3 tips die jij kunt toepassen om het jouw publiek naar de zin te maken? In plaats van dat ze meteen naar jouw presentatie de ruimte uitrennen om een dubbele espresso te bestellen.
- Mix de mediums niet! Maak een aparte hand-out met uitgebreide tekst. En maak dia’s die jouw presentatie ondersteunen. Hou het puur en eenvoudig.
- Val je publiek niet lastig met jouw spiekbrief! Oefen je presentatie van te voren en maak persoonlijke notities voor jezelf in PowerPoint. Deze zijn niet zichtbaar voor het publiek maar alleen voor jou.
- Ga in tegengestelde richting. Probeer eens PowerPoint to een minimum te beperken. Gebruik meer plaatjes en probeer zo min mogelijk tekst per dia te gebruiken en beperk de bullit-points of gebruik ze helemaal niet.
Ben het kleine, dappere kind in het sprookje van de “kleren van de keizer” en pak het anders aan. Zodat je opvalt en er op een positieve manier uitspringt. Ben anders, ben origineel, ben effectief.