3 tips hoe je snel van “nieuwslezer” naar een boeiende spreker kunt transformeren.
Zodra je gevraagd wordt om een update van je werk te presenteren of de cijfers van het afgelopen kwartaal is het heel verleidelijk om alle informatie bij elkaar te vergaren en deze informatie vervolgens in PowerPoint te gieten.
Helemaal compleet zijn en de correcte cijfers en informatie in PowerPoint hebben, lijkt een prima voorbereiding te zijn voor een presentatie.
Maar, is dat het ook?
Ervaring leert dat deze zogenaamde “solide” voorbereiding de spreker in een “nieuwslezer” positie forceert. Door all informatie in PowerPoint te gieten, gaat de spreker, als op de automatisch piloot, alles “oplezen” wat op de “slides” staat.
Een duidelijk verband mist. Er worden geen interessante vragen beantwoord er zit geen verhaal in.
De spreker vliegt over de oppervlakte, punt na punt opsommend. Voor het publiek lijkt er maar geen einde te komen aan de presentatie.
Het is ook zeker geen lolletje om op deze manier te presenteren. Het gevoel hebben dat je een eindeloze stroom van informatie over het voetlicht moet brengen op deze statische manier.
Als spreker voel je je gevangen in de “nieuwslezers” groef. Er valt niet veel meer te doen dan het ene na het andere punt op te sommen.
Maar, wat nog veel erger is, deze manier van presenteren betrekt het publiek op geen enkele manier. Ze zullen redelijk snel afhaken en het gevoel hebben dat ze hun tijd aan het verspillen zijn.
Kortom, het is een “lose – lose” situatie, i.p.v. een “win – win”. Zowel voor de spreker als voor het publiek.
Dus, hoe doe je dat, niet voor de vorm weer een “meeting” creeeren, maar een stap verder gaan en het publiek “meaning” geven?
Hoe kun je voorkomen dat jij in de “nieuwslezer” valkuil stapt?
Hoe maak je zowel jezelf als je publiek blij als je presenteert?
TIP 1
Giet niet meteen alle informatie in PowerPoint.
Maak eerst een overzicht. Raak niet verstrikt in alle details! Probeer jouw insteek te vinden, de rode draad, “the big picture”, het verhaal en maak een keuze in materiaal. Zie ook tip 2.
Als je meteen alles in PowerPoint giet, ga je een te grote hoeveelheid aan informatie in te veel aparte kleine stukjes hakken.
Dit wordt door het publiek ervaren als een lange lijst aan informatie, waar geen einde aan lijkt te komen. En wordt voor jou als spreker een hele lange rit, waar je jezelf doorheen moet ploegen.
Eerst dien je het grote geheel te zien, “the big picture”, zodat je vandaaruit het verhaal kunt zien en een keuze kunt maken in je materiaal.
Dus, in plaats van alle losse stukjes en beetjes…
“En toen heb ik dit gedaan en toen dat, and ik heb ook nog dat gedaan” (update).
Maak er meer een verhaal van en maak een keuze in materiaal.
“In deze presentatie wil ik graag met jullie de 3 belangrijkste resultaten delen van het afgelopen kwartaal. Ik wil deze resultaten niet alleen onthullen, maar ook graag uitleggen, waarom ik denk dat deze resultaten belangrijk zijn …..”
Het bovenstaande is een verhaal….
Of,
“De grote vraag van mijn onderzoek het afgelopen kwartaal was, hoe we het probleem van de emissies kunnen oplossen op het gebied van…. en tegelijkertijd de oplossing betaalbaar kunnen houden.”
Het bovenstaande is het begin van een verhaal.
TIP 2
Stel jezelf vragen.
Wat is de rode draad hier? Wat is het verhaal in deze cijfers en data? Wat zijn de conclusies en de lessen die we hier kunnen leren? Wat is interessant voor het publiek? Wat betekent het nu precies, wat ik zeg?
Toen Steve Jobs een presentatie hield over de nieuwe snufjes op de I-phone, deed hij dat niet door een lijst van kenmerken op te sommen. En de I-phone kan dit en kan dat en zus en zo.
Nee, hij had van te voren slimme scenarios’s, situaties bedacht (kleine verhaaltjes), waarin deze kenmerken naar voren kwamen en daardoor veel meer betekenis en zeggingskracht kregen.
Bijvoorbeeld door het laten zien hoe je met een collega kan spreken, in de situatie als hij jou tegelijkertijd probeert te bellen. Of hoe je je visuele voicemail kunt checken, tijdens een vergadering, zonder dat het volume aangaat.
TIP 3
Data en cijfers zijn boeiend als je voorbij het eenvoudigweg spuien van informatie gaat.
“Het is jouw verantwoordelijkheid als spreker om meer te doen, dan puur door data heen te “scrollen”; we dienen het publiek het inzicht te verschaffen wat in deze data en informatie besloten ligt. Geef betekenis! 1
We dienen onze boodschap op zo’n manier te presenteren, zodat het publiek het gevoel krijgen dat ze meegenomen worden op een ontdekkingsreis.
Bijvoorbeeld, door het stellen van hypotetische vragen in onze presentatie.
En waarom is dit cijfer aanzienlijk? Wat zegt ons dat?
Naast het bovenstaande, zou je bijvoorbeeld van iedere slide een verhaal kunnen maken.
Hoe?
Net zoals ieder goed verhaal en presentatie een begin, midden en einde heeft, zo kun jij dat ook op iedere slide toepassen en zo er een micro verhaal van maken.
In plaats van het lezen van ieder bullet-point op je “slide”, kun je jouw data meer betekenis geven en voorbij het simpelweg oplepelen van informatie komen, door de slide te introduceren door een vraag.
Stap 1:
Dus, wat zijn nu de belangrijkste factoren die een rol hierin spelen?
Stap 2:
Je gaat vervolgens deze factoren uitleggen, met heldere voorbeelden die dit ook illustreren.
Step 3:
Je maakt je punt. Kortom: de factoren spelen allemaal een rol, maar we moeten ons vooral concentreren op….
Kortom: wil jij uit de “nieuwslezersgroef” komen en tranformeren tot een boeiende spreker. Gebruik de tips hieronder
Maak zowel jezelf als spreker en het publiek blij.
-
Giet niet alle informatie in PP.
-
Stel jezelf vragen.
-
Geef betekenis!
Veel succes!
Bron: 1 p. 117 Resonate. Nancy Duarte.